Waya Fakturautskick är en tjänst för distribution av fakturor som tillhandahålls enligt dessa särskilda villkor kund till Waya som tecknat abonnemang (”Kunden”).
1. Waya Fakturautskick
Waya Fakturautskick är en abonnemangstjänst för distribution av fakturor genererade i Kundens affärssystem (Fortnox). Genom Waya Fakturautskick kan Kunden välja att från affärssystemet skapa fakturor, kreditfakturor och manuell hantering av betalningspåminnelser (nedan gemensamt ”Faktura”) som distribueras av Waya för Kundens räkning via e-post, e-faktura samt med vanlig post.
Vid val av Waya Fakturautskick hämtas avtalad faktureringsinformation från affärssystemet och skapar faktura för distribution. Kopia av faktura som distribuerats via Waya Fakturautskick finns tillgänglig för Kunden genom inloggning på Kundens sidor i Wayas kundportal Insight.
För tydlighets skull omfattar Waya Fakturautskick inte någon av Wayas övriga automatiserade tjänster som t ex betalningspåminnelse och inkasso. Waya uppdaterar således inte kundens reskontra eller bevakar att Faktura betalas. Kund som önskar använda Wayas övriga tjänster så som inkasso behövs ett särskilt avtal tecknas med Waya.
2. Kundens åtagande
Kunden skapar konto för Waya Fakturautskick på Wayas hemsida, www.waya.se genom att fylla i därför avsett formulär. Kunden skall lämna av Waya efterfrågade uppgifter om företaget inklusive API-nyckel för integrationen mellan affärssystemet och Wayas system. Att Kunden lämnar den information Waya efterfrågar är en förutsättning för att nyttja Waya Fakturautskick. Kunden skall efter att ha skapat konto följa av Waya lämnade instruktioner för upprättande och aktivering av kontot för Waya Fakturautskick.
Kunden ansvarar för att löpande uppdatera kundinformation med hjälp av Wayas administrationsverktyg Insight.
Kunden ansvarar för att vid skapande av konto för Waya Fakturautskick ange vilken ränta och avgift som debiteras vid utebliven betalning efter fakturans förfallodatum samt betalningstid vid betalningspåminnelse. Om kunden inte anger detta kommer avgift för betalningspåminnelse om 60 kr samt dröjsmålsränta 2,2% per månad och 8 dagars betalningstid att tillämpas.
Kunden skapar faktura i affärssystemet och väljer Waya Fakturautskick. Kunden ska ge Waya tillgång till kundens affärssystem för att Waya skall kunna hämta den data som behövs för att skapa faktura (”Fakturaunderlag”).
Kunden ansvarar för att Fakturaunderlag är fullständigt och korrekt samt att det inte i något avseende strider mot gällande lagar, förordningar och myndighetsföreskrifter eller innehåller data som kan orsaka skador på Wayas utrustning eller programvaror eller orsaka skador för Waya.
Kunden ansvarar för utskick av betalningspåminnelse.
3. Distribution
Kunden kan välja alternativa distributionsformer för faktura enligt nedan.
Postalt
Vid distribution av fysisk faktura med post skriver Waya ut faktura på papper, kuverterar och distribuerar till mottagare. I Waya Fakturautskick ingår utskrift på papper, kuvert samt porto, miljöavgift tillkommer.
E-post
Vid distribution av faktura via e-post skapar Waya digital faktura i .pdf format som distribueras via mejl till mottagare. Faktura som distribueras via e-post skickas från Wayas e-postadress. Waya skall ange i e-postmeddelande att fakturan distribuerats för Kundens räkning av Waya.
E-faktura
Vid distribution av faktura via e-post skapar Waya en digital faktura som skickas digitalt till mottagarens bank. Mottagaren aviseras av banken och fakturan betalas genom att fakturan godkänns av mottagaren.
Waya äger rätt att ange på Fakturor som distribueras att dessa distribuerats via Waya Fakturautskick.
Om fakturaunderlaget är så ofullständigt eller felaktigt att Waya bedömer att det inte kan läggas till grund för framställande av faktura kommer faktura inte att skapas genom Waya Fakturautskick. Waya har inte något ansvar för de förseningar eller felaktigheter som då kan uppstå. Om brist i fakturaunderlaget enligt Wayas bedömning kan rättas till av Waya har Waya rätt, men ingen skyldighet, att göra detta mot särskild ersättning enligt Wayas vid var tid gällande prislista.
4. Priser och betalningsvillkor
4.1 enligt vid varje debiteringstillfälle gällande prislista Alla priser i prislista för Waya Fakturautskick anges i SEK exkl. moms.
4.2 Månadsavgift för Waya Fakturautskick faktureras kvartalsvis i förskott. Löpande kostnader för distribution av Faktura faktureras löpande i efterskott.
4.3 Betalningsvillkor är 30 dagar från fakturans datum. Vid utebliven betalning debiteras påminnelseavgift om 60 kronor samt dröjsmålsränta 2,2% per månad.
5. Begränsningar i tillgänglighet till Waya Fakturautskick
Waya har rätt att stänga tillgång till Waya Fakturautskick tillfälligt för service och underhåll samt uppgraderingar. Detta skall i möjligaste mån förläggas till tid som inte påverkar utförandet av Waya Fakturautskick. Kunden ska om möjligt i förväg meddelas om planerade driftstopp. Waya ansvarar inte för fel eller försening under sådana driftstopp.
I den mån Kundens användning av Waya Fakturautskick medför tekniska eller andra olägenheter för Waya eller annan kund förbehåller sig Waya rätten att begränsa användandet, alternativt stänga Waya Fakturautskick med omedelbar verkan.
6. Ansvar
Wayas ansvar är begränsat till distribution av faktura på kundens uppdrag. Wayas ansvar för skador som kan uppkomma till följd av Wayas agerande eller underlåtenhet att agera är begränsat till ett belopp motsvarande den abonnemangsavgift Kunden debiterats för Waya Fakturautskick månaden innan skadan inträffade. Waya svarar aldrig för utebliven vinst eller annan indirekt skada eller skada hos tredje man, förutom när skadan har orsakats av Waya uppsåtligen eller genom grov vårdslöshet.
7. Personuppgifter
Behandling av Kundens data
Personuppgifter som Waya vid registrering och användning av Waya Fakturautskick inhämtar och behandlar hanteras i överensstämmelse med Wayas integritetspolicy.
Behandling av andra personers data
Om Waya behandlar personuppgifter för Kunds räkning i samband med användning av Waya Fakturautskick, ska parterna ingå ett särskilt personuppgiftsbiträdesavtal som reglerar Wayas behandling av personuppgifter i dess egenskap av personuppgiftsbiträde.
8. Sekretess
Waya har rätt att lämna information om faktura i den omfattning som behövs för att en leverantör eller uppdragstagare ska kunna utföra sitt uppdrag att distribuera faktura. Waya förbinder sig att i övrigt inte röja innehåll eller lämna ut i Fakturor för tredje man. Detta gäller bara om inte annat föreskrivs i lag.
9. Avtalstid
Abonnemang på Waya Fakturautskick löper tillsvidare. Vid uppsägning upphör abonnemanget att gälla vid utgången av kvartalet efter det kvartal uppsägningen gjordes. Uppsägning skall ske per e-post till support@waya.se.
10. Förtida uppsägning
Waya har rätt att, utan att återbetalning av erlagd avgift sker, säga upp eller häva Kundens abonnemang med omedelbar verkan om; (a) ansökan om att Kund skall försättas i konkurs ges in, Kund ställer in sina betalningar, upptar ackordsförhandlingar, beviljas eller ansöker om företagsrekonstruktion, upprättar kontrollbalansräkning eller eljest får anses ha kommit på obestånd; (b) Kund grovt försummar att iaktta sina skyldigheter enligt dessa villkor, (c) Kund medvetet lämnar oriktiga eller vilseledande uppgifter eller förtiger omständigheter som är av betydelse.
Vid uppsägning eller hävning enligt denna bestämmelse äger Waya rätt att stänga Kunds access till Waya Fakturautskick.
11. Ändring av villkor
Waya kan från tid till annan, efter eget fritt val, komma att göra uppdateringar och ändringar i dessa särskilda villkor för Waya Fakturautskick. Det åligger Kunden att ta del av vid var tid gällande versioner av villkoren som publiceras på waya.se. Under alla omständigheter utgör Kundens fortsatta användning av Waya Fakturautskick godkännande av ändring i villkoren.
12. Tillämplig lag och tvistlösning
Svensk rätt tillämpas på rättsförhållandet mellan Waya och Kund. Tvist med anledning av detta Avtal skall avgöras av allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.