Waya 360 - Allmänna villkor

Allmänna villkor

Version 2020:1

I Waya Finance & Technology AB:s allmänna villkor (nedan ”Avtalet”) finner du regler, krav, och förutsättningar för att bli kund och användare av våra tjänster. Avtalet skall du ta del av och acceptera för att få tillgång till våra tjänster.

1. Inledande bestämmelser och villkor

Detta Avtal gäller mellan Waya Finance & Technology AB, org.nr. 559012–7725, Sveavägen 9, 111 57 Stockholm, (”Waya”) och Kunden. Waya och Kunden kan var och en för sig benämnas ”Part” och gemensamt ”Parterna”.

Waya tillhandahåller en automatiserad fakturaservicetjänst samt en inkassotjänst (Inkassogram), gemensamt kallat ”Tjänsterna”.

Avtalet avser Wayas tillhandahållande av Tjänsterna till Kunden i den mån annat inte särskilt avtalats skriftligen.

Signering och identifiering mot Waya med BankID är ett krav och förutsättning för att få tillgång till Tjänsterna.

Genom att acceptera Avtalet får Kunden tillgång till Tjänsterna, vilka innefattar Wayas webbapplikation liksom omkringliggande tjänster. Med Tjänsterna kan Kunden bland annat tillgodogöra sig Wayas fakturaservice- och inkassotjänster. Härigenom godkänner Kunden även att upplysningar som krävs enligt lag, och annan information om dennes juridiska rättigheter och skyldigheter, kan sändas till Kunden elektroniskt och att Kundens elektroniska signatur har samma verkan som egenhändigt undertecknad signatur.

Waya kan från tid till annan, efter eget fritt val, komma att göra uppdateringar och ändringar i Avtalet. Det åligger Kunden att ta del av vid var tid gällande versioner av Avtalet som publiceras på waya.se. Under alla omständigheter utgör Kundens fortsatta användning av Tjänsterna godkännande av dessa ändringar i Avtalet.

Waya förbinder sig att för Kunden utföra Tjänster enligt vid varje debiteringstillfälle gällande prislista samt kompletterande avtalsvillkor för respektive Tjänst.

Om inte annat särskilt avtalats mellan parterna ska följande gälla. Waya fakturerar Kunden löpande baserat på det arbete som utförts och de utlägg som gjorts i enlighet med rådande prislista.

Kunden ska betala senast fjorton (14) dagar från fakturadatum. Vid försenad betalning tas dröjsmålsränta ut om 2,2 procent per månad (motsvarar årlig dröjsmålsränta om 26,4 procent). Waya har vidare rätt att vid betalningsdröjsmål påföra påminnelseavgift enligt lag.

Waya äger rätt att använda Kunds firma eller varumärke i reklam och marknadsföringssammanhang efter att ha inhämtat Kunds skriftliga samtycke till sådan användning.

2. Fakturaservicetjänsten

Waya tillhandahåller möjligheten för Kunden att använda Fakturaservicetjänsten integrerat via Kundens affärssystem. Tjänsten inkluderar en komplett kundreskontrahantering med distribution av faktura via e-post, brev och e-faktura, övrig administration samt automatisk kravhantering via Inkassotjänsten.

a) Wayas åtaganden
Waya åtar sig att tillhandahålla administrativ service innefattande följande:

– Upprättande och distribution av faktura till Köpare samt därtill relaterad administration.
– Löpande redovisa skickade fakturor till Kunden.
– Tillhandahålla konto för köparens inbetalning av fakturabelopp.
– Mottagande av inbetalda fakturabelopp från köparen.
– Kundservicefunktion avseende betalning av faktura.
– Mottaga och omedelbart redovisa influtna fakturabelopp till Kund.
– Automatisk kravhantering med utskick av betalningspåminnelse, inkassokrav, Final notice och vidare automatisk hantering via summarisk process hos Kronofogden samt efterbevakning av förfallna fordringar under  “Efterbevakningstjänster” enligt villkor som hittas under punkt 3.17. Upprättande och distribution av faktura till Köpare samt därtill relaterad administration.

b) Kundens åtaganden
Om likvid för fakturafordran skulle erläggas direkt till Kund av misstag skall Kund skyndsamt tillse att registrera betalningen i Wayas webbapplikation (Mina sidor/Insight).

Kunden skall omgående meddela Waya om fakturamottagare bestrider betalningsskyldighet eller gör annan invändning mot faktura genererad i Fakturatjänsten.

Kund skall spara alla underlag som ligger till grund för faktura och vid förfrågan hålla dessa tillgängliga för Waya.

Kunden står det fulla ansvaret för rättsliga påföljder och kostnader som kan uppstå för Waya på grund av att Kunden inte fullgör sina förpliktelser enligt detta Avtal.

c) Utbetalning 
Utbetalning till Kunden sker, om inte annat överenskommits, en gång per vecka. Utbetalningen sker efter att Waya mottagit betalning för respektive fordran.

2.1 Avtalsvillkor avseende debitering av ränta och avgift för betalningspåminnelse

Wayas arvoden består av ränta och avgifter som betalas av gäldenären. Waya följer den allmänna branschrekommendationen avseende debitering av ränta. En förutsättning för Kunden att använda Wayas Fakturaservicetjänst och/eller Inkassotjänst är att Kund uppdaterar sina avtalsvillkor med nedan tillägg avseende debitering av ränta och avgifter. Denna uppdatering måste göras innan Kund börjar använda Tjänsterna.

”Våra fakturor administreras av Waya Finance & Technology AB. Betalningsvillkor på faktura är XX dagar. Vid utebliven betalning efter att fakturan förfallit debiteras påminnelseavgift f.n. 60 kr samt dröjsmålsränta 2.2% per månad (motsvarar årlig dröjsmålsränta om 26,4 procent).”

3. Inkassotjänsten (Inkassogram)

Förfallna fordringar kommer att hanteras via Wayas särskilda företagsnamn Inkassogram.

Inkassogram förbinder sig att driva inkassoverksamhet enligt god inkassosed efter vad som följer av Inkassolag 1974:182 samt Datainspektionens vid var tid gällande föreskrifter avseende samma lag. Inkassogram äger rätt att avstå hela eller delar av uppdrag, om uppdraget strider mot gällande lagstiftning, praxis, myndighetsingripande och riktlinjer, god inkassosed samt Inkassograms allmänna villkor och etiska regler.

3.1 Lagstadgade arvoden och avgifter, ränta samt utlägg och övriga kostnader som påförs fakturans kapitalbelopp och som betalas av gäldenären utgör Inkassograms arvode. I de fall sådana arvoden och avgifter, ränta samt utlägg och övriga kostnader inte betalas av gäldenären äger Inkassogram rätt att debitera Kund.

3.2 Inkassogram äger rätt att begära förskottsbetalning av Kunden och erhåller generell panträtt i de fordringar som Kunden uppdrar åt Inkassogram att inkassera med rätt att ur indrivna medel kvittera eller innehålla belopp motsvarande Inkassograms kostnader, utlägg, arvoden och provisioner.

Reglering av Inkassograms arvode sker genom avräkning från influtet medel eller enligt annan överenskommelse om sådan finns. Inkassogram redovisar mot Kunden vad som inkasserats av kapital, ränta och kostnader. Om gäldenärens inbetalning inte täcker det sammanlagda kravet ska Inkassograms avgifter avräknas i följande ordning. Först dras påminnelseavgift och inkassoavgift samt eventuella ansökningsavgifter från erhållet belopp. Av kvarvarande medel dras därefter ränta. Inkassograms arvoden är momspliktiga, vilket medför att Kund debiteras moms med 25 %. Dessa belopp avräknas enligt huvudregel mot indrivet kapitalbelopp innan utbetalning sker. Kund återfår belopp som motsvarar momsdebitering vid sin eventuella momsredovisning.

Inkassogram håller alltid inbetalda belopp avseende Kunds fakturor åtskilda från egna medel genom ett separat klientmedelskonto hos banken där Kunden har separationsrätt gentemot Inkassograms övriga borgenärer.

3.3 Det åligger kund att beträffande lämnade uppdrag snarast informera Inkassogram om allt som är av vikt för Inkassograms utförande av uppdraget, så som till exempel betalningar, medgivna krediteringar, bestridanden och liknande uppgifter av betydelse för uppdraget.

3.4 Till Inkassogram överlämnat ärende skall avse förfallen fordran uppkommen hos Kund och i dennes ordinarie verksamhet i enlighet med den ändamålsbeskrivning som finns på Bolagsverket. Fordran skall avse levererad vara eller utförd tjänst. Kund är ansvarig för att de inkassoärenden som överlämnas till Inkassogram utgörs av förfallna fordringar, att fordringarna inte är bestridna, föremål för tvist, motfordran, del i en gäldenärs konkurs, rekonstruktion, likvidation, riktade mot minderåriga eller på annat sätt oklara. Kund skall på förfrågan från Inkassogram kunna styrka fordrans riktighet.

Fordringarna får, i enlighet med såväl inkassolagen som god inkassosed, inte heller vara föremål för annan pågående inkassoåtgärd eller sedan tidigare ett registrerat pågående mål hos Kronofogdemyndigheten. Inkassograms Tjänster får således inte användas som påtryckningsmedel i ett sådant pågående ärende.

Kund är obegränsat ansvarig för skada uppkommen hos såväl gäldenären som hos Inkassogram för inkassoärenden ingivna på felaktig grund. Vid avslut av bestridna eller felaktigt inskickade ärenden debiteras kunden obetalda avgifter och eventuella utlägg i enlighet med vid var tid gällande prislista eller skriftlig överenskommelse mellan Kund och Inkassogram.

3.5 Förfallna och obetalda fordringar hanteras i första hand i Inkassograms flöde med utskick av betalningspåminnelse, inkassokrav samt Final notice.

Vid mottagen slutbetalning från gäldenär avräknar Inkassogram upplupen ränta på kapitalbeloppet som arvode för utförd Tjänst, kravavgifter samt moms på dessa arvoden i enlighet med punkt 3.2 i Avtalet. Utbetalning av ursprungligt kapitalbelopp sker därefter till av Kund angivet konto.

Om Kund är en samfällighetsförening eller motsvarig organisation kommer sådan Kunds krav att hanteras genom ett särskilt processflöde. Om gäldenären inte betalar förfallen fordran har Inkassogram möjlighet att begära verkställighet hos kronofogdemyndigheten utan att den föregås av ansökan om betalningsföreläggande. I den förenklade processen har Inkassogram endast rätt att begära ersättning för ursprungligt kapitalbelopp. Det innebär att Inkassogram vid mottagen betalning i ärendet efter att ansökan om verkställighet lämnats in till Kronofogden avräknar arvoden som består av kravavgifter, ränta på kapitalbeloppet samt moms på arvoden. Utbetalning av resterande belopp sker därefter till av Kund angivet konto.

3.6 I den händelse att Inkassogram erhåller i uppdrag att för kunds räkning inleda ett stämningsförfarande och kund därefter önskar avbryta den pågående processen, äger Inkassogram rätt att debitera kund obetalda kostnader, eventuell ränta och kostnad för nedlagd tid i enlighet med vid var tid gällande prislista för tjänsterna.

3.7 Inkassogram har enligt lag och enligt Inkassograms allmänna villkor skyldighet att spärra Kunds konto hos Inkassogram från fortsatt användning samt att omgående stoppa utbetalningar till Kund av indrivna medel vid misstanke om användning av konto hos Inkassogram i strid med detta Avtal eller tillämpligt regelverk samt Inkassograms allmänna villkor och etiska regler. Om att Kund förekommer på någon form av “svartlista” eller “varningslista”, bestående av företag som bedriver en oseriös verksamhet eller på annat sätt uppvisar brister i sin verksamhet, har Inkassogram rätt att spärra Kunds konto hos Inkassogram och starta en utredning i enlighet med följande.

Spärras Kunds konto har Inkassogram skyldighet att skyndsamt utreda användningen av kontot samt klarlägga om användning strider mot detta Avtal, tillämpligt regelverk samt Inkassograms allmänna villkor och etiska regler.

Kund har skyldighet att bistå Inkassogram under utredningen genom att skyndsamt besvara frågor från Inkassogram. Kund skall på förfrågan tillhandahålla av Inkassogram efterfrågade dokument, underlag för hos Inkassogram registrerade ärenden samt annan i ärendet relevant information oavsett om denna efterfrågats av Inkassogram eller ej.

Framkommer det i Inkassograms utredning och enligt Inkassograms bedömning att Kunds konto har använts i strid med detta Avtal och tillämpligt regelverk, Inkassograms allmänna villkor och etiska regler äger Inkassogram rätt att avsluta samarbetet med Kund. I samband med avslutat samarbete, avslutas Kunds samtliga ärenden hos Inkassogram oaktat dess status. Kunds gäldenärer informeras om att samarbetet mellan Inkassogram och Kund är avslutat samt att gäldenärens ärende är avslutat hos Inkassogram.

Efter att Kunds konto har avslutats av Inkassogram med anledning av felaktig användning och i strid med detta Avtal eller tillämpligt regelverk samt Inkassograms allmänna villkor och etiska regler äger Inkassogram rätt att debitera Kund uppkomna obetalda avgifter, upplupen ränta, eventuella uteblivna intäkter samt kostnader för nedlagd tid i samband med utredning av kontots användning. Inkassogram debiterar kostnader för nedlagd tid med timkostnad som motsvarar vid vart års gällande rättshjälpstaxa (1 404 kronor per timme för år 2020).

3.8 Inkassogram kommunicerar med Kund via de kanaler som kund har registrerat hos Waya/Inkassogram i samband med registrering av Kunds konto. Det åligger Kund och Kunds användare av Inkassograms tjänster att hålla Inkassogram vid var tid uppdaterad med aktuella e-post adresser, telefonnummer, postadresser etc.

Inkassogram kontrollerar inte behörighet av beslutsfattande hos Kund avseende personer som för Kunds räkning använder Inkassograms tjänster enligt de kommunikationsvägar som angivits av Kund. Inkassogram förutsätter härvid att Kund innehar en korrekt intern kontroll över av Kund angiven beslutsfattare.

Inkassogram kan ej hållas ansvarig i den händelse att information eller förfrågningar i Kunds ärenden hos Inkassogram skickats till en hos Inkassogram av Kund registrerad felaktig eller ej aktuell adress. Inkassogram kan ej heller hållas ansvarig för skada uppkommen genom uteblivet svar från Kund i dessa förfrågningar.

Vid uteblivet svar på förfrågningar från Inkassogram i Kunds ärenden äger Inkassogram rätt att avsluta dessa ärenden och debitera Kund obetalda avgifter, ränta och upplupna kostnader enligt Inkassograms vid var tid gällande prislista eller enligt annan skriftlig överenskommelse mellan Inkassogram och Kund, om sådan finns.

3.9 Inkassogram frånsäger sig allt ansvar för skada som förorsakas av organisation som anlitats av Inkassogram för inkassoåtgärd enligt detta avtal.

3.10 Det är Inkassograms målsättning att administrera Kunds ärenden så snabbt som möjligt. Inkassogram lämnar dock inga garantier eller utfästelser om inom vilken tid Inkassogram skall genomföra uppdraget.

3.11 Betalning av fordran direkt till Kunds konto skall anses vara indriven av Inkassogram om betalningen erlagts efter det att Inkassogram erhållit uppdraget.

3.12 Kunden äger inte rätt att själv eller genom annat ombud vidta åtgärder avseende inkassouppdrag som överlämnats till Inkassogram för indrivning innan uppdraget avslutats av Inkassogram.

3.13 Kunden står det fulla ansvaret för rättsliga påföljder och kostnader som kan uppstå för Inkassogram på grund av att kunden inte fullgör sina förpliktelser enligt detta avtal.

3.14 Vid utebliven betalning från Kund för av Inkassogram utförda Tjänster samt därtill relaterade kostnader såsom avgifter och upplupen ränta, äger Inkassogram rätt att vidta sådana åtgärder som kan innebära att Inkassogram avslutar samarbetet med Kund samt spärrar Kunds konto. I samband med avslutat samarbete, avslutas Kunds samtliga ärenden hos Inkassogram oaktat dess status. Kunds gäldenärer informeras om att samarbetet mellan Inkassogram och Kund är avslutat samt att gäldenärens ärende är i sin helhet avslutat hos Inkassogram.

3.15 För det fall att kund återkallar ärende eller avslutar samarbetet med Inkassogram äger Inkassogram rätt att fakturera kund upparbetat arvode som framgår av prislista.

3.16 Processföring (E-stämningstjänst)

Om ett ärende bestrids av Gäldenär är Inkassogram enligt lag förhindrad att vidta ytterligare inkassoåtgärder gentemot Gäldenären. Samma gäller för de fall att Gäldenär undandrar sig delgivning i process genom Kronofogdemyndigheten. Vid dessa tillfällen behöver Kund driva ärendet genom domstolsprocess i syfte att söka rätt att vidare utkräva betalning. Inkassogram kan bistå i processen såsom ombud för Kund via bolagets processjurister.

E-stämningstjänsten är en valbar separat tjänst och för den gäller särskilda villkor. Ett separat avtal kommer att träffas för initiering av denna tjänst.

3.17 Efterbevakning (“Efterbevakningstjänsten”)

När ett ärende genomgått Inkassograms ordinarie kravprocess utan att gäldenären reglerat sin skuld och om Inkassogram bedömer att gäldenären saknar betalningsförmåga på kort sikt, kan ärendet, efter Kunds godkännande genom av Kund angiven företrädare, överföras till Efterbevakningstjänsten.

I Efterbevakningstjänsten arbetar Inkassogram aktivt och efter eget gottfinnande i syfte att säkerställa betalning och kontrollerar löpande gäldenärens betalningsförmåga och vidtar preskriptionsavbrytande åtgärder. Inkassogram ansvarar dock inte för skada till följd av att fordran preskriberas. Inkassogram äger rätt att träffa uppgörelse med gäldenär eller avskriva en fordran som är föremål för efterbevakning. Fordringar som är tvistiga, föremål för avbetalningsplan eller verkställighet kan inte överföras till Efterbevakningstjänsten.

Inkassograms ersättning för Efterbevakningstjänsten utgörs av provision beräknad på 40% av återstående kapitalbelopp samt upplupen ränta och kravavgifter. Avräkning för Inkassograms provision sker vid varje inbetalning från Gäldenär.

Waya äger därutöver rätt att debitera Kund skäliga utlägg i eventuell summarisk processhantering inom ramen för Efterbevakningstjänsten.

Om Kund återkallar efterbevakningsärende eller säger upp detta avtal om inkassotjänster äger Inkassogram rätt att debitera Kund a) alla obetalda utlägg samt b) ersättning motsvarande den överenskomna provisionen beräknad på återstående kapitalbeloppet samt upplupen ränta och kravavgifter.

4. Personuppgifter

Behandling av Kundens data
Personuppgifter som Waya vid registrering och användning av Tjänsterna inhämtar och behandlar hanteras i överensstämmelse med Wayas integritetspolicy.

Behandling av andra personers data
Om Waya behandlar personuppgifter för Kunds räkning i samband med användning av Fakturaservicetjänsten, ska parterna ingå ett särskilt personuppgiftsbiträdesavtal som reglerar Wayas behandling av personuppgifter i dess egenskap av personuppgiftsbiträde.

5. Förtida uppsägning

Waya har rätt att, utan att återbetalning av erlagd avgift sker, säga upp eller häva Avtalet med omedelbar verkan om:

a) Ansökan om att Kund skall försättas i konkurs ges in, Kund ställer in sina betalningar, upptar ackordsförhandlingar, beviljas eller ansöker om företagsrekonstruktion, upprättar kontrollbalansräkning eller eljest får anses ha kommit på obestånd,
(b) Kund grovt försummar att iaktta sina skyldigheter enligt detta Avtal, tillämpligt regelverk eller det annars finns anledning att anta att Kund inte kommer att vidta rättelse,
(c) Kund medvetet lämnar oriktiga eller vilseledande uppgifter eller förtiger omständigheter som är av betydelse,
(d) om det framkommer uppgifter som innebär att Kund inte uppfyller allmänna krav på kreditvärdighet,
(e) Kund initierar rättsligt förfarande gentemot Waya, eller
(f) Kund erbjuder till försäljning varor eller tjänster av sådan natur som bryter mot tillämpligt regelverk eller branschrekommendationer.

Vid uppsägning eller hävning enligt denna bestämmelse äger Waya rätt att innehålla ytterligare utbetalningar och istället vidta en slutavräkning efter det att Waya kontrollerat utestående fordringars status och returtider passerats. Waya äger rätt att stänga Kunds access till Wayas webbtjänst (Mina Sidor/Insight) samt att begära del av information som kan vara av betydelse för att utröna huruvida Kund brutit mot Avtalet.

6. Ansvarsbegränsning

Om endera parten inte fullgör sina förpliktelser enligt Avtalet har den andra parten rätt att kräva ersättning. Wayas ansvar för skador som kan uppkomma till följd av Wayas agerande eller underlåtenhet att agera enligt detta Avtal är per skada begränsat till ett belopp motsvarande Wayas avgifter gentemot Kund under den månad närmast föregående skadans uppkomst. Wayas sammanlagda ansvar per år är begränsat till 100 % av Wayas avgifter gentemot Kund under föregående kalenderår, dock aldrig högre än två prisbasbelopp enligt lagen (1962:381) om allmän försäkring. Waya svarar aldrig för utebliven vinst eller annan indirekt skada eller skada hos tredje man.

7. Sekretess

Parterna förbinder sig att inte, under avtalstiden samt för en period om två (2) år därefter, för tredje man avslöja konfidentiell information, vilken Parterna erhåller från varandra med anledning av detta Avtal eller med anledning av samarbetet under Avtalet, eller som genereras i det arbete som utförs med utgångspunkt i Avtalet. Med ”konfidentiell information” avses i detta avtal varje upplysning av teknisk, kommersiell eller av annan art, oavsett om upplysningen dokumenterats eller inte och som rättighetsinnehavande Part uttryckligen angett är hemlig eller rimligen får förmodas önska hålla hemlig, med undantag för:

(a) Upplysning som är allmänt känd eller som kommer till allmän kännedom på annat sätt än genom brott från Parts sida gentemot innehållet i detta Avtal,
(b) upplysning som Part kan visa att Part redan kände till innan den mottogs den från den andra Parten eller innan den genererades i det arbete som utförs med utgångspunkt i Avtalet,
(c) upplysning som Part är skyldig att lämna ut enligt tillämplig lag, noteringsavtal, domstols- eller myndighetsbeslut och
(d) upplysning som Part mottagit från tredje man utan att vara bunden av sekretess i förhållande till denne.

8. Force majeure

Om parts fullgörande av sina åtaganden enligt detta avtal förhindras eller försvåras av omständighet som part ej kunnat råda över, såsom t.ex. blixtnedslag, eldsvåda, ändrade myndighetsbestämmelser, myndighetsingripande, strejk, kommunikations-, leverantörs-, produktions- eller transportstörningar, valutakursförändringar eller naturkatastrof, skall detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tid för prestation och befrielse från skadestånd och andra eventuella påföljder.

9. Tillämplig lag och tvistelösning

Svensk rätt tillämpas på rättsförhållandet mellan Waya och Kunden. Tvist med anledning av detta Avtal skall hänskjutas till och avgöras i allmän domstol med Göteborgs tingsrätt som första instans.

10. Övrigt

Waya® och Inkassogram® är registrerade varumärken hos Patent- och registreringsverket (PRV). Wayas Kund eller Partner har inte rätt att använda varumärkena utan överenskommelse med Waya.